Keine Nach(t)arbeit mehr.
Einfach nach dem Besuch kurz sprechen. DokuBot schreibt das Protokoll. KI-gestützt, DSGVO-konform.
✓ Kostenlos starten, keine Kreditkarte nötig
Entwickelt in Deutschland
· DSGVO-konform
Einfach nach dem Besuch kurz sprechen. DokuBot schreibt das Protokoll. KI-gestützt, DSGVO-konform.
Der Alltag in der Jugendhilfe
Was Fachkräfte in der ambulanten Kinder- und Jugendhilfe täglich erleben, in ihren eigenen Worten.
Der Termin mit der Familie war intensiv. Aber dann: Protokoll schreiben, Abrechnung, noch kurz anrufen. Die Dokumentation oft erst spätabends, gesammelt nach mehreren Familien. Der Feierabend rückt immer weiter weg.
Wer erst abends dokumentiert, muss alles vorher im Kopf behalten. Gespräche, Beobachtungen, Vereinbarungen. Das kostet mentale Energie, die woanders fehlt: bei den nächsten Familien, bei der eigenen Erholung.
Schätzungen zufolge gehen 15–30 % der Arbeitszeit in sozialen Hilfen allein für Dokumentation und Verwaltung drauf. Zeit, die bei den Familien fehlt und die Fachkräfte erschöpft.
Das muss nicht so sein.
Einfach nach dem Besuch kurz ins Handy sprechen: was passiert ist, was aufgefallen ist, was vereinbart wurde. DokuBot schreibt das Protokoll. Der Besuch ist innerlich abgeschlossen. Die Gedanken sind raus. Das ist nicht nur Zeitersparnis. Das ist mentale Entlastung.
Funktionen
DokuBot übernimmt die zeitaufwändigen Schritte, von der ersten Sprachaufnahme bis zum finalen Export.
Sprechen statt tippen. DokuBot wandelt Ihre Sprachaufnahme in strukturierte Besuchsprotokolle um.
Fertige Besuchsdokumentationen nach wenigen Sekunden – gegliedert, vollständig und bereit zur Freigabe.
Alle Fälle, Besuchsverläufe und Dokumente übersichtlich an einem Ort. Für Fachkräfte und Vorgesetzte.
Protokolle als PDF oder Word exportieren – für Berichte, Akten und Behörden direkt verwendbar.
Direkt vor Ort dokumentieren, nativ auf iOS und Android. Keine Extra-Software nötig.
Aufnahmen funktionieren auch bei schlechtem oder keinem Netz. Die Dokumentation wird automatisch synchronisiert sobald wieder eine Verbindung besteht.
Alle Daten auf deutschen Servern. Sprachaufnahmen werden nach der Transkription automatisch gelöscht.
PDF-Abrechnungen und Excel-Exporte direkt aus der App – termingerecht und im richtigen Format für Träger und Jugendämter.
Andere Tools brauchen eine Demo. DokuBot läuft sofort.
Kostenlos, direkt auf deinem Handy: kein Onboarding-Termin, keine Kreditkarte, kein Risiko.
Stimmen aus der Praxis
Echte Rückmeldungen aus dem Alltag, von Fachkräften in der SPFH und ambulanten Jugendhilfe.
„Das ist ja so einfach."
Sozialpädagogin, ambulante Familienhilfe
„Jetzt kann ich nach dem Besuch meine Gedanken abschließen. Direkt nach der Dokumentation ist es aus dem Kopf."
Fachkraft in der SPFH
„Nicht nur Zeit wird gespart — vor allem mentale Energie. Nach einem Termin wirklich fertig sein."
Sozialpädagoge, Kinder- und Jugendhilfe
Für wen?
Drei Zielgruppen. Eine Lösung.
Sie arbeiten mit Menschen. Nicht mit Formularen.
Der Moment nach dem Hausbesuch: Noch im Auto sitzen, den Termin im Kopf, und wissen, dass jetzt noch Dokumentation, Abrechnung und Notizen warten. DokuBot löst genau das.
Einfach kurz sprechen: was passiert ist, was aufgefallen ist, was vereinbart wurde. DokuBot schreibt das Protokoll. Die Gedanken sind draussen. Der Besuch ist innerlich abgeschlossen.
Gut dokumentierte Arbeit ist nachweisbare Arbeit.
Erstmals ein echter Überblick: Wer hat was dokumentiert, wann, bei wem. Transparent und revisionssicher. Und: DokuBot ist ein echtes Alleinstellungsmerkmal in Ihrer Stellenausschreibung, in einem Markt, in dem Fachkräfte Mangelware sind.
So läuft's ab: Anfrage → kurzes Gespräch → Onboarding in 24h
Vollständige Dokumentation. Weniger Rückfragen. Mehr Struktur.
Fehlende oder unvollständige Berichte von freien Trägern sind ein bekanntes Problem. DokuBot liefert strukturierte, vollständige Exporte in Ihrem Format, termingerecht und DSGVO-konform.
So funktioniert's
Kein Einarbeitungsaufwand. Kein IT-Know-how nötig. Einfach loslegen.
Einfach nach dem Termin kurz ins Handy sprechen, was passiert ist. Kein Laptop, kein Büro.
Die KI verarbeitet automatisch und datenschutzkonform: strukturiert, vollständig, bereit zur Freigabe.
Kurzer Blick, alles im Griff. Ergänzen wenn nötig. Fertig ist das Protokoll.
Abrechnung oder Bericht mit einem Tippen exportieren, direkt verwendbar für Akten und Behörden.
Immer verfügbar, überall abrufbar
Alle Dokumentationen werden sicher archiviert und sind für das gesamte Team jederzeit über App oder Browser abrufbar – auch unterwegs.
Mobile App
Die DokuBot App für iOS und Android ermöglicht es, direkt beim Familienbesuch zu dokumentieren. Einfach sprechen, fertig ist das Protokoll.
✓ Keine Kreditkarte · Kein Risiko
🍎 iOS — App Store
▶ Android — Google Play
Sicherheit & Compliance
DokuBot wurde von Anfang an für den Einsatz in der öffentlichen Jugendhilfe konzipiert – mit höchsten Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit.
KI-Transparenz: DokuBot verwendet KI ausschließlich zur Erstellung der Zusammenfassung. Die KI erhält keine dauerhaften Erinnerungen – nach der Verarbeitung werden alle Daten aus dem KI-System gelöscht. Ihre Inhalte werden niemals für das Training von KI-Modellen verwendet.
Wer wir sind
Die NeoDocu GmbH wurde gegründet mit einem klaren Ziel: Fachkräfte in der Sozialen Arbeit von Bürokratie befreien – damit mehr Zeit für die Menschen bleibt, die Unterstützung brauchen. DokuBot entsteht in enger Zusammenarbeit mit Fachkräften, Trägern und Datenschutzexperten aus Deutschland.
Verantwortet Produktentwicklung, Technologie und die strategische Ausrichtung der Plattform. Ansprechpartner für technische Fragen und Partnerschaften.
Jahrelange Erfahrung in der Jugendhilfe und als Familientherapeut. Sichert dass DokuBot die Realität sozialer Arbeit wirklich abbildet – nicht nur auf dem Papier.
Direkt erreichbar
Für Fragen zu Träger-Kooperationen, Datenschutz oder technischer Integration: info@dokubot.org